5 điều cần lưu ý để sử dụng Microsoft Team hiệu quả 

Các tính năng của Team rất hữu ích cho các nhóm chức năng hoặc các nhóm dự án làm việc chặt chẽ với nhau. Bất kể các thành viên đang sống và làm việc ở bất kỳ đâu trên thế giới. Ngược lại, Team không phù hợp nếu nhóm của bạn không tương tác thường xuyên, ít kết nối internet. 

Sử dụng Team sẽ khiến cách thức làm việc thay đổi. Cách bạn giao tiếp, cách bạn lọc thông tin, cách bạn thể hiện bản thân hay cộng tác… Bạn sẽ phải yêu cầu mọi người thay đổi hoàn toàn cách họ làm việc. 
Cung cấp cho người dùng của bạn hướng dẫn phù hợp. Các phương pháp hay nhất và ví dụ thực tế về cách sử dụng Team trước khi bắt đầu sử dụng. 

Bạn có thể sử dụng ví dụ “Team như một ngôi nhà” như trên đây để giúp mọi người hiểu hơn về Team và có hứng thú hơn khi sử dụng Team. Khuyến khích mọi người thường xuyên chia sẻ, bình luận, biểu lộ cảm xúc khi sử dụng Team để dần quen với cách làm việc mới. 

Để tận dụng hết tính năng mà Team có, bạn nên khuyến khích các thành viên của mình làm mọi thứ trên Team. Không phải trong Outlook, WhatsApp, tin nhắn hay bất kỳ nơi nào khác. 
Các thành viên trong nhóm nên lưu tất cả tài liệu mà họ làm việc vào Nhóm (gián tiếp vào thư viện SharePoint được thiết lập cho mỗi nhóm). Không phải OneDrive của riêng họ hoặc ổ cứng trên máy tính của họ. 
Điều này có thể gây ra một số phản đối vì mọi người không quen chia sẻ những thứ vẫn đang “tiến hành” – nhưng đây là chìa khóa để tăng cường hợp tác. 

Thay đổi hành vi là thật khó! Mọi người đã quá quen với email. Ngoài ra, vì chúng ta vẫn sử dụng email để giao tiếp với “thế giới bên ngoài” nên nhiều người vẫn sử dụng Outlook và Team song song. Bạn có thể chuyển tiếp email tới một kênh trong Nhóm, theo thiết kế phù hợp với thời gian tích hợp . 
Để thành công – bạn cần phải rất kiên trì. Khi bạn nhận được email từ các thành viên trong nhóm, hãy trả lời họ trong Nhóm. Sau một thời gian, khi thấy cách hoạt động này tốt hơn, mọi người sẽ hoàn toàn sử dụng Nhóm.