Microsoft Teams được tổ chức và hoạt động như thế nào?

Microsoft Teams có nhiều thành phần cốt lõi làm cho nó nổi bật so với phần mềm cộng tác khác. Nhìn chung, Teams chia thành 5 phần chính. Để dễ hình dung chúng ta sẽ có cách so sánh như sau:
1. Team – Một nhóm là một ngôi nhà
Trong Microsoft Teams, sẽ có nhiều nhóm khác nhau được xây dựng. Xem mỗi nhóm là một ngôi nhà thì đây là nơi tất cả thành viên cùng chung sống, làm việc và cộng tác.
Bạn không muốn sống và di chuyển qua lại nhiều ngôi nhà thì trong Teams cũng vậy. Trước khi bắt đầu tạo các nhóm riêng, quản trị viên hay người quản trị nhóm nên cố gắng tổ chức sao cho mỗi người chỉ nên thuộc một nhóm phù hợp. Từ đó, việc quản lý, giao việc, cộng tác sẽ hiệu quả hơn
2. Channel – Một kênh là một căn phòng
Trong mỗi nhóm sẽ có các Channel. Nếu xem đây là những căn phòng thì phòng có thể mở hoặc bị khóa khi chọn kênh Standard hoặc kênh Private. Trong kênh riêng tư, chỉ những người trong kênh của bạn mới có thể nhìn thấy và có “chìa khóa” để vào.
Trong cùng một “phòng”, bạn có thể biết mọi người đang làm gì, nói gì vào lúc nào và khi nào. Tương tự như trong Channel của Microsoft Teams, chúng sẽ là các bài Post. Các cuộc trò chuyện, thông báo, phản hồi đều được hiển thị trong mục Posts. Mọi người trong nhóm đều nhìn thấy mọi thứ trong các bài đăng trên kênh.
Trong căn phòng của mình, bạn có thể thoải mái biểu thị cảm xúc. Hành động này tương ứng với cách bạn phản hồi lại ý kiến của các thành viên trong Channel bằng biểu tượng cảm xúc, Gif, meme, nhãn dán và hơn thế nữa. Đây là tính năng mà Microsoft Team giúp moi người làm việc có hiệu suất nhưng thoải mái hơn, tự do thể hiện cảm xúc, cá tính, từ đó thích làm việc cùng nhau hơn.
3. Activity Feed – Nguồn cấp dữ liệu hoạt động là hành lang kết nối
Active Feed trong Microsoft Team để kết nối các kênh. Nó giống như hành lang dẫn đến các phòng để các thành viên nhận được các đề cập, phản hồi và thông báo liên quan đến kênh. Các thông báo này sẽ nằm trong mục Channel notifications.
Nếu bạn muốn biết mỗi kênh có thông báo nào, truy cập vào một kênh và xem trong mục Posts. 
Những người trong phòng khác nếu muốn nói chuyện hoặc thông báo cho bạn, họ sẽ gọi tên bạn. Tương tự trong Channel, khi Active Feed, sẽ có tính năng @mention và bạn sẽ nhận được thông báo khi có ai đó nhắc đến bạn mà không cần có mặt trong phòng đó.
4. Chat – cuộc trò chuyện riêng tư 
Khi bạn muốn nói chuyện riêng với một hoặc chỉ một vài người trong nhà, trong phòng, nghĩa là bạn đang tạo Chat hoặc Call tương ứng trọng Microsoft Teams.
Chat thường là nơi để bạn nói chuyện riêng với các thành viên, về các vấn đề xã hội hay các vấn đề cá nhân. Cho nên, nếu muốn nói chuyện và thảo luận về công việc, hãy sử dụng Channel thay vì chat.
5. Tab – ghim giấy thông báo lên tường nhà
Trong các phòng khác nhau, bạn có thể đính lên tường các thông báo quan trọng. Đó là những thông báo mà các thành viên trong phòng thường xuyên sử dụng. Tab trong một nhóm cũng tương tự.
Những tab này giúp cho mọi người trong nhóm tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Tab giúp họ nhanh chóng tìm thấy các thông tin cần thiết như bảng tính Excel, kế hoạch công việc…

Hiểu cách mà Microsoft Teams được tổ chức và cách thức hoạt động là bước quan trọng để việc tiếp cận, cài đặt và giúp đội ngũ sử dụng đơn giản hơn.